福島大学経済経営学類信陵同窓会は、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）及び関連法律について、次に定める保護方針並びに保護規程に基づいて適正かつ確実に執行し、個人情報の保護に努めます。

個人情報保護方針

1. 法令等の遵守

福島大学経済経営学類信陵同窓会（以下「本会」という。）は、個人情報の保護に関する法律及びその他個人情報に適用される関係法令・規則を遵守します。

2. 個人情報に対する取り組み

個人情報保護統括管理責任者（以下「統括管理責任者」という。）を任命し、個人情報保護に関し継続的に取り組みます。

3. 個人情報の取扱い

個人情報の収集及び利用は、本会の会則において予め明確に定められた目的（会則第1 章第3条）のために、適正かつ公正な手段によって収集し、必要な範囲で利用することとします。

4. 組織及び管理体制

本会は、会長を委員長とする個人情報保護委員会（以下「保護委員会」という。）を置き、委員長の下で個人情報の適正な管理及び開示等の対応を行います。

5. 個人情報の管理

会員個人情報の漏えい・紛失や不正アクセス・改ざんなどのリスクに対し、必要かつ適切な対策を講じます。機密保持には万全を期し、データの保管管理面においても安全対策に徹します。

6. 問合せ窓口

個人情報の取扱いについてのご質問やお問合せは、本会事務局にて行います。

電話　　024-522-1754

FAX　　024-521-6228

メール　shinryou@sea.plala.or.jp

福島大学経済経営学類信陵同窓会　HP http://shinryou.dousou.fukushima-u.ac.jp

令和4年4月1日制定

個人情報保護規程

目次

第1章 総則　（第1条―第4条）

第2章 個人情報の取扱い　（第5条―第7条）

第3章 組織及び管理体制　（第8条―第9条）

第4章 個人情報の管理　（第10条―第12条）

第5章 問合せ等　（第13条）

第6章　 雑則　（第14条―第15条）　　

第1章 総則

（目的） 第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律及びその他の個人情報に適用される関係法令・規則（以下、「個人情報保護法等」という）を遵守するとともに、一般に公平と認められる個人情報の取扱い慣行に準拠し、個人情報を適正かつ安全に取り扱うことを目的とする。

（定義）

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

（1） 個人情報　：本会の会員に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名・住所その他の記述により特定の個人を識別することができるものをいう。

（2） 個人情報データベース等　：個人情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。

① 　一定の業務の目的を達成するために、ソフトウェアを用いて特定の個人情報を検索することができるように体系的に構成したもの

② 　①に掲げるもののほか、一定の業務の目的を達成するために、氏名・住所その他の記述により、特定の個人情報を手作業で容易に検索処理することができるように体系的に構成したもの

（3） 個人データ　：個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。

（4） 保有個人データ　：本会が開示・訂正・追加・削除・利用の停止・消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命・身体又は財産に危害が及ぶ恐れがあるもの、又は違法若しくは不当な行為を助長し、又は誘発する恐れがあるもの以外をいう。

（5） 本人　：個人情報によって識別される特定の個人をいう。

（本会の責務）

第3条 本会は、「個人情報保護法」等を遵守するとともに、実施するあらゆる事業を通じて個人情報の保護に努めるものとする。

（担当者の責務）

第4条 個人情報を取り扱う担当者は、法令及びこの規程を遵守して、個人情報を適正に取り扱うとともに、個人データの正確性及び安全性の確保に努める。

2　個人情報を取り扱う担当者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ又は不当な目的に利用しない。

3　前項の規定は、担当者がその職を退いた場合にあっても同様とする。

第2章　個人情報の取扱い

（個人情報の利用目的及び収集）

第5条　本会は収集した個人情報については、次の目的に使用する。

（1）会員名簿の発行及び管理

（2）会報等の刊行物の発行

（3）本会が主催する行事の案内

（4）同期会やクラブOB会等が主催する行事に係る案内

（5）同窓会費の徴収に係る事務その他

2　次に掲げる個人情報は、収集しない。

（1） 思想・信条及び宗教に関する事項

（2） 社会的差別の原因となる事項

3　個人情報を収集するときは、本人から直接に情報を収集しなければならない。ただし、次に該当する場合はこの限りではない。

（1） 本人の同意があるとき

（2） 家族から情報の提供を受けたとき

（3） 本人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合で本人の同意を得るのが困難であるとき

（4） 保護委員会または統括管理責任者が正当な理由があると認めたとき

（個人情報の利用制限）

第6条　収集した個人情報は、あらかじめ定めた利用目的以外に用いない。

（第三者提供の制限）

第7条　収集した個人情報は、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供してはならない。

第3章　組織及び管理体制

（個人情報保護の管理責任者）

第8条　この規程の目的を達成するため、統括管理責任者及び管理責任者として、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める者を置く。

（1）統括管理責任者　本会会長

（2）管理責任者　　　次の①又は②に掲げる区分に応じ、それぞれ①又は②に定める者

①　本部　　同窓会事務局長

②　支部　　各支部会長及び各支部長

2　統括管理責任者は、個人情報保護法等の趣旨にのっとり、個人情報の適正な取り扱いを確保するために必要な施策を策定・実施するとともに、個人情報の管理に関する総括責任を負う。

3　管理責任者は、この規程の定めに従い、その所管する業務の範囲内における個人情報について適正に取り扱うこととする。また管理責任者は、必要に応じ代行者を任命することが出来る。

4　保有個人データの管理責任範囲について疑義が生じた場合は、個人情報保護委員会の審議によりこれを定めるものとする。

（保護委員会）

第9条　本会の個人情報の保護に関する方針及び施策等について、審議する目的で保護委員会を置き、次の事項を審議する。

（1）個人情報の保護に関する基本的施策に関する事項

（2）個人情報の収集、管理及び利用に関する事項

（3）個人情報の開示及び訂正等に関する事項

（4）個人情報の取扱いに関する苦情への対応に関する事項

（5）統括管理責任者及び管理責任者から付議された事項

（6）その他個人情報の保護に関する重要な事項

2　保護委員会は、次の委員をもって構成する。

（1） 本会会長（委員長）

（2） 本会副会長（4名）

（3） 事務局長

（4） 事務局長代行

3　保護委員会は、構成員の半数以上の出席がなければ、開催し議決することはできない。

4　保護委員会の議事は、出席委員の過半数で決し、可否同数のときは議長の決するところによる。

第4章　個人情報の管理

（個人情報の適正管理）

第10条　管理責任者は、個人情報の安全管理及び正確性を確保するために、次に掲げる事項について適切な措置を講ずる。

（1）個人情報の改ざん・漏えい・紛失又は毀損を防止すること

（2）利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報を正確かつ最新の内容に保つこと

（3）保有する必要のなくなった個人情報は、速やかに廃棄又は消去すること

（4）データ等は管理責任者の管理のもと、パスワードの設定及び施錠可能な場所への保管等の機密保持対策を講じ安全に保管する

（自己情報の開示請求と訂正等）

第11条　統括管理責任者は、本人から当該個人情報の内容が事実でないという理由によって、内容の訂正・追加・利用停止・第三者提供の停止削除又は消去を請求されたときは、遅滞なく当該個人情報の訂正等を行う。

（委託における取扱い）

第12条　管理責任者は、個人情報の処理を伴う業務の全部又は一部を業者等（以下「受託者」という。）に委託しようとするときは、業務目的の達成に必要な範囲内において情報を提供するものとし、委託する個人情報の安全管理を図るため委託契約（覚書を含む。）を締結し、適切な監督を行う。

2　受託者は、個人情報の取扱いについては、前項の委託契約の契約条項を遵守し業務遂行において個人情報の保護に努めさせなければならない。

3　受託者は、業務上知り得た個人情報を第三者に漏らしてはならない。

第5章　問合せ等

（問合せ及び苦情等の受付）

第13条　統括管理責任者は、個人情報の取扱いに関する問合せや苦情等について、適切かつ迅速に処理するための窓口を設ける。

2　受付は、本会事務局とする。

第6章　雑則

（その他）

第14条　この規程の実施に必要な事項は、別に定めるものとする。

第15条　この規程の改廃は、常任理事会の承認を得なければならない。

附則

1　この規程は、令和4年4月1日から施行する。